مراحل فیش بردارى و یادداشت نویسى که از مسائل اساسى در مطالعات وتحقیقات به شمار مى رود با رعایت امور زیر انجـام مى گیـرد:

الف. موضوع نویسى
موضوع نویسى فیش ها از امور مهم در مراحل فیش بردارى است زیرا مراجعه به فیش ها و ارتباط با آن ها بر همین اساس صورت مى گیرد و اشتباه در این امر تحقیقات پژوهنده و طبقه بندى و بازیابى فیش ها را با مشکلاتى روبه رو مى سازد.

اقسام موضوعات
به طور کلى در موضوع نویسى باید چهار موضوع در نظـر گـرفته شـود:

1? موضوع کلى
منظور از (موضوع کلى) در فیش بردارى غالباً عناوین و اسامى علوم و دانش هاست مانند علم اخلاق تاریخ
روان شناسى
فقه
کلام
فیزیک
شیمى
ریاضى
جامعه شناسى و … که معمولاً درتحقیقات رایج و متداول موضوع و عنوانى بالاتر از این ها به کار گرفته نمى شود تا همه این عناوین در زیر مجموعه آن قرار گیرند اگر چه درتحقیقات پیچیده و بر طبق موضوع بندى (ملویل دیوئى) موضوعات کلى ترى از قبیل (علوم اجتماعى)
(علوم عملى)
(علوم خالص)
(دین) و … وجود دارد.

2? موضوع عام
(موضوع عام) عبارت از موضوعات جزئى هر موضوع (کلى) است که تمامى آنها زیرمجموعه عنوان جامع موضوع (کلى) قرار مى گیرند; مثلاً موضوعات(اخلاص) (تواضع)
(توبه)
(زهد)
(تقوا) و… همگى موضوعات جزئى و عامى هستند که زیرمجموعه عنوان جامع موضوع کلى (اخلاق) قرار مى گیرند.
.
3? موضوع خاص
(موضوع خاص) عبارت از موضوعات جزئى هر موضوع (عامى) است که تمامى آن ها زیر مجموعه عنوان جامع موضوع (عام) قرار مى گیرند مثلاً موضوع عام (تقوا) داراى موضوعات خاصى ازقبیل (تعریف تقوا) (ارزش و اهمیت تقوا) (آثار و فواید تقوا) (عوامل و موانع متقى شدن) (صفات متقین) و …است که تمامى آن ها زیرمجموعه عنوان جامع موضوع عام (تقوا) قرار مى گیرند. .

4? موضوع اخص
(موضوع اخص) یا خاص تر عبارت از موضوعات جزئى هر موضوع (خاصى) است که تمامى آن ها زیر مجموعه عنوان جامع موضوع (خاص) قرار مى گیرند; مثلاً موضوع خاص (آثار و فواید تقوا) داراى موضوعات اخصى از قبیل (آثار و فواید معنوى)

کیفیت موضوع نویسى
موضوع نویسى ها باید گویا شیوا کوتاه زیبا و با موضوع ومحتواى فیش ها کاملاً متناسب باشند و پس از شناخت دقیق موضوع کلى عام خاص و اخصِ مطالب برگه با (مداد) ولى (پُر رنگ) نوشته شوند تا تغییر عناوین که معمولاً در تحقیقات به وجود مى آید محقق را از جهت پاک کردن آن ها با مشکلى روبه رو نکند وبه مرور زمان عناوین فیش ها از بین نرود و هنگام فتوکپى و زیراکس نمایان باشد.

نکته : 

1? براى ثبت مطالب طولانى ولى مهم از فیش هاى متعددى استفاده مى شود که با گذاشتن علامتِ فلش( ) در پایان فیش قبلى و علامتِ فلش(.) در آغاز فیش بعدى به یکدیگر مرتبط مى شوند وپس از نوشتن موضوعات کلى عام خاص و اخصِ هر فیش با (شماره گذارى) که توضیح آن داده خواهد شد از یکدیگر تفکیک مى گردند.
2? گاهى احتمال دارد مطالب و محتواى برگه ها علاوه بر یک موضوع اخص داراى موضوعات اخص دیگرى نیز باشند که باید آن ها را در برگه یادداشت به گونه اى مانند زیر مشخص کرد:
موضوع اخص1:…
موضوع اخص2:…
3? گاه موضوعات عام یا خاص یا اخصِ هر برگه را مى توان پس از فیش بردارى و مطالعه مجدد فیش ها و طبق طرح تحقیق مشخص کرد.
4? هیچ گاه روى یک فیش نباید دو یا چند موضوع متفاوت نوشته شود زیرا یکسان و واحد نبودن مطالبِ هر 

ب. کُد گذارى
درفیش بردارى غالباً از دو نوع کدگذارى(موضوعات) و(مآخذ) استفاده مى گردد اگر چه ممکن است براى (مؤلفان) و (مترجمان) نیز کدهاى معّینى به کار گرفته شود.

1? کدگذارى موضوعات
درکدگذارى موضوعات ابتدا باید سعى شود اسامى تمامى موضوعات (کلى) فیش ها از قبیل اخلاق فقه
فلسفه
ادبیات
تاریخ
هنر
فیزیک
شیمى
ریاضى
و… جمع آورى شوند و بر اساس (حروف الفبا) تنظیم و مرتب گردند.
سپس به هر کدام از موضوعات کلى کد معیّنى طبق شماره هاى مسلسل (1 2 3 4 …) داده شود و در نخستین صفحه دفتر فهرست راهنما ثبت گردد .
سپس همان گونه که در قسمت (دفترفهرست راهنما) گفته شد براى هر موضوع کلى چندین صفحه درنظر گرفته مى شود و اسامى موضوعات عام آن موضوع کلى به مقدارى که تحقیقات درباره آن ها صورت گرفته است درآن صفحات ثبت مى گردد وطبق شماره هاى مسلسل (1 2 3 4 …) براى هر کدام از موضوعات عام نیز کد معّینى انتخاب مى شود که کیفیت آن در قسمت ابزارها و وسایل فیش بردارى (دفتر فهرست راهنما) آورده شد. به مرور زمان که موضوعات عام دیگرى نیز مورد مطالعه وتحقیق قرار مى گیرند
پس از مشخص کردن موضوع کلى آن ها درذیل موضوعات عام قبلى نوشته مى شوند وبا توجه به تنظیم و ترتیب کدهاى قبلى به این موضوع عامِ جدید نیز کد بعدى داده مى شود مثلاً چنان چه تا کنون پنج موضوع اخلاقى را مطالعه وجدیداً موضوع اخلاقى دیگرى را براى تحقیق انتخاب کرده باشیم براى آن کد (6) را در قسمت موضوع کلى اخلاق در نظر مى گیریم و لازم نیست کدگذارى موضوعات عام به ترتیب حروف الفبا صورت بگیرد.
سپس موضوعات (خاص) ویا (اخص) بر اساس ترتیب (منطقى) ـ نه الفبایى ـ تنظیم شده طبق شماره هاى مسلسل براى هر کدام از آن ها کدهاى معّینى درنظر گرفته مى شود.
شایان ذکر است که کدگذارى موضوعات نیز با (مداد پُررنگ) نوشته مى شوند تا در صورت تغییرات بعدى محقق را با مشکل روبه رو نسازند و به مرور زمان نیز از بین نروند.

2? کد گذارى مآخذ و منابع (کتاب ها)
چون براى صرفه جویى درتعداد فیش ها باید مأخذ هر مطلبى در ذیل آن و در متن فیش نوشته شود(1) و درنتیجه ممکن است در یک صفحه ٌ فیش مثلاً سه مطلب از سه مأخذ گوناگون که داراى موضوع واحد و یکسانى هستند آورده شود از این رو براى ضایع نشدن وقت محقق کد گذارى مآخذ و کتاب ها ضرورت و اهمیت پیدا مى کند.
بدین منظور در آغاز باید کتاب نامه یا همان فهرست کامل مآخذى که براى هر برگه دان وموضوعى مورد مطالعه قرار مى گیرد تهیه گردد و طبق شماره هاى مسلسل (1 2 3 4 …) کدگذارى و به ترتیب زیر نوشته شود:
الف. کد مأخذ
ب. نام خانوادگى وسپس نام کوچک نویسنده
ج. نام کتاب
د. نام مُصحّح یا مترجم و یا گردآورنده (درصورتى که مأخذى تصحیح یا ترجمه ویا گرد آورى شده باشد.)
هـ .تعداد مجلّدات(در صورتى که مأخذ بیش از یک مجلّد باشد.)
و. نوبت چاپ (درصورتى که مأخذ بیش از یک چاپ داشته باشد.)
ز. محل نشر
ح. نام ناشر
ط. سال نشر
شایان ذکر است که تمام این موارد با ویرگول از یکدیگر جدا مى شوند.واین کتاب نامه (فهرست مآخذ ومنابع) روى یک یا چند فیش سفید به شکل زیر نوشته مى شود و در انتهاى برگه دان مربوط به خود قرار مى گیرد:

ج. شماره گذارى فیش ها و ذکر تعداد آن ها
شماره گذارى فیش ها که در حقیقت همان شماره گذارى صفحه هاى فیش هاى نوشته شده است طبق آخرین موضوع ذکر شده دربالاى فیش ها(کلى عام خاص اخص) صورت مى گیرد واز شماره یک آغاز مى شود.
به طور نمونه فرض کنیم موضوع عام (اخلاص) داراى موضوعات خاصى به ترتیب منطقى و با کدهاى زیر باشد که آن را (فهرست موضوعات خاص) یا (طرح وچارچوب کلى موضوع عام) مى نامیم:
1? تعریف اخلاص
2? ارزش و اهمیت اخلاص
3?آثار وفواید اخلاص
4? مراتب و مراحل اخلاص
5? علائم مخلص
6? …
چنان چه مثلاً (تعریف اخلاص) که یکى از موضوعات خاص است در مجموع داراى پنج فیش باشد برگه هاى آن از 1تا 5 شماره گذارى مى شوند. و یا در صورتى که موضوع خاص (علائم مخلص) درمجموع داراى 12 فیش باشد برگه هاى آن از 1تا12 شماره گذارى مى شوند. ولى چنان چه یک موضوع خاص خود داراى چندین موضوع اخص باشد و هر موضوع اخصى خود نیز داراى چند فیش باشد هر کدام از موضوعات اخص به تنهایى و به صورت جداگانه از شماره یک شماره گذارى مى شوند; مثلاً فرض کنیم موضوع خاص (آثار وفواید اخلاص) خود داراى دو موضوع اخصِ (آثار و فواید فردى اخلاص) و (آثار وفواید اجتماعى اخلاص) و اوّلى داراى 6 برگه و دومى داراى 8 برگه باشد. در این صورت فیش هاى (آثار و فواید فردى اخلاص) را از 1 تا 6 و فیش هاى (آثار و فواید اجتماعى اخلاص) را از 1 تا 8 شماره گذارى مى کنیم.
پس از پایان فیش بردارى و شماره گذاریِ آن ها تعداد فیش ها را طبق شماره گذارى ها یادداشت مى کنیم تا از گم شدن احتمالى برگه ها به ویژه آخرین برگه مطلع شویم. به طور نمونه وبر اساس آن چه گفته شد تعداد فیش هاى تعریف اخلاص را (5) علائم مخلص را (12) آثار و فواید فردى اخلاص را (6) و آثار وفواید اجتماعى اخلاص را (8) مى نویسیم. البته براى صرفه جویى دروقت مى توان شماره تعداد فیش ها را در دو یا سه فیش نخستین نوشت و از نوشتن آن ها در فیش هاى بعدى خوددارى کرد.
به همان دلایلى که قبلاً اشاره کردیم شماره گذارى ِ فیش ها و ذکر تعداد آن ها با (مداد) ولى (پُر رنگ) نوشته مى شوند.

نکته مهم
چنان چه پس از تنظیم منطقیِ موضوعات خاص یا اخص و کدگذارى آن ها درتحقیقات و مطالعات بعدى به موضوع خاص یا اخصى برخورد کنیم که از نظر ترتیب منطقى جایگاه آن در بین موضوعات خاص یا اخصِ کدگذارى شده قبلى باشد در این صورت به خاطر تغییر ندادن کدهاى ثبت شده آن ها مى توان از کدهاى مُرکّب ویا کدهاى همراه با علائم ریاضى استفاده کرد; مثلاً اگر در فهرست قبلى پس از مطالعات و تحقیقات بعدى به موضوع خاص جدیدى نظیر (اقسام اخلاص) مواجه شدیم که فرضاً از نظر ترتیب منطقى جایگاه آن در بین (آثار و فواید اخلاص) با کد شماره 3 و (مراتب ومراحل اخلاص) با کد شماره 4 قرار مى گیرد براى کدگذارى آن از کدهاى مُرکّب مانند (1«3) (2«3) (3«3) و… یا (3/1) (3/2) (3?3) و… یا از علائم ریاضى نظیر ( َ3) ( ً3) ( ً3) …استفاده مى کنیم که شاید کدگذارى اخیر ساده تر باشد. و سپس فیش هاى موضوع خاص یا اخص جدید را به صورتى که گفته شد شماره گذارى مى کنیم.

نکته : 

1. گاهى ممکن است در هنگام مراجعه به قسمت موضوعات کلى موضوع عام یا خاص و یا اخصِ موضوع جنبى تاکنون مورد مطالعه قرار نگرفته باشد. در این صورت بلافاصله برگه دان موضوع عام و یا فیش موضوع خاص یا اخص موضوع جنبى را تهیه کرده کدها و شماره فیشِ موضوع اصلى و ابتدایى را در برگه دان و در فیش موضوع خاص یا اخصِ موضوع جنبى ثبت مى کنیم.
2? در هر برگه دانى از موضوعات عام مى توان یک یا چند فیش را به فهرست (فیش هاى ارجاعى) اختصاص داد

د. ذکر تاریخ مکان نام استاد و فیش نویس
ذکر تاریخ و زمان فیش بردارى با قید رقمِ روز ماه و سال شایسته و دریادداشت هایى که زمان بر آن ها اثر مى گذارد مانند مطالب (آمارى) بایسته است.
همچنین نوشتن مکان یادداشت بردارى نظیر شهر ارگان نهاد سازمان و یا گروه تحقیقاتى نیکوست که ذکر (زمان) و (مکان) در یادداشت بردارى نیز بى تأثیر نیست.
ذکر نام استادى که مطالعات و تحقیقات زیر نظر او انجام مى پذیرد و یا درس و سخنرانیِ وى خلاصه نویسى و فیش بردارى مى شود و نوشتن نام فیش نویس درتحقیقات گروهى و جمعى که فیش نویسان متعدد هستند لازم است(1)
تا در صورت مشاهده اِشکال و ابهام و یا سؤالى در مطالب فیش ها بتوان با مراجعه به شخص نامبرده آن ها را برطرف کرد.

هـ . ذکر مأخذ
مأخذ هر مطلب در ذیل خود مطلب نوشته مى شود و فایده اش دادن اعتبار بیش تر به محتواى فیش و مستند بودن آن و رعایت امانت علمى و پرداخت وام اخلاقى در استفاده از نوشته هاى دیگران است. بدین منظور باید تا آن جا که امکان دارد مآخذ و منابع اصیل و دست اول مورد استفاده قرار گیرد و مأخذ هر مطلبى به طور کامل ودقیق (شماره کد جلد صفحه و …) ذکر گردد تا درمراجعات بعدى صحت و اصالت آن مورد تردید واقع نشود.
به خاطر صرفه جویى در وقت مى توان براى ذکر مأخذ از (کد گذارى) ـ به همان گونه اى که در قسمت کدگذارى مآخذ گفته شد ـ و از (علائم اختصارى) استفاده کرد. مثلاً به جاى کلماتِ جلد باب (بخش) فصل و صفحه مى توان به ترتیب علائم اختصارى(ج) (ب) (ف) و(ص) را به کار گرفت(1).

تذکرات

1? در صورتى که مطلب نوشته شده روى فیش تمام صفحه آن را در بر نگرفته باشد مأخذ آن را در زیر مطلب ودر قسمت سمت چپ آن ذکر مى کنیم. ودر بقیه صفحه فیش مطلب بعدى را از مأخذ دیگرى که از جهت موضوع با مطلب قبلى یکسان است مى نویسیم تا در مصرف برگه ها صرفه جویى شود. و به خاطر همین صرفه جویى است که قرار دادن مأخذ یادداشت را در بالاى فیش ها شایسته ندیده ایم.
2? چون گاهى نسخه هاى یک کتاب به صورت هاى گوناگونى چاپ مى شود برخى مأخذ نویسى را بر اساس جلد باب بخش فصل شماره مطلب و شماره صفحه انجام مى دهند تا تفاوت چاپ ها باعث اشتباه نشود.
3? علائم اختصارى مآخذ مانند کد جلد و صفحه با ویرگول ( ) از یکدیگر جدا مى شوند مثلاً مأخذ نویسى حدیث (طَلَبُ الْعِلْمِ فَریضَةٌ) بدین گونه صورت مى گیرد:
امام صادق $:طَلَبُ الْعِلْمِ فَریضَةٌ.
(5)
ج1 ص30 (م).
4? در مواردى که مطلبى از یک کتاب یادداشت مى شود که نویسنده کتاب همان مطلب را از مأخذ دیگرى گرفته و به آن ارجاع داده است در صورت امکان حتماً سعى گردد به مأخذ اصلى و اولیه آن مراجعه شود زیرا به تجربه دیده شده است که در نقل مطالب از مآخذ اصلى و اولیه به وسیله دیگران گاه اشتباهات سهوى ویا غیر سهوى صورت مى پذیرد.

و. ذکر شکل فیش بردارى ذکر کیفیت برداشت مطالب وتعیین شکل فیش بردارى در برگه ها از قبیل (نقل مستقیم) (ترجمه) (تلخیص) و… از نکات مهمى است که ارزش آن درمراجعات بعدى و در هنگام پژوهش نامه نویسى تألیف تدریس ومانند آن مشخص خواهد شد زیرا به طور مثال نقل مستقیم مطالب با تلخیص آن توسط فیش نویس از نظر صحت و اعتبار یکسان نخواهد بود.

روش طبقه بندى و بازیابى فیش ها

یاد آورى
1? فیش هایى که داراى موضوع خاص مشترک و یکسانى هستند با گیره کاغذ (کیلیپس) و مانند آن دسته بندى و از یکدیگر تفکیک مى شوند و به صورت جداگانه درهمان برگه دان باقى مى مانند تا در هنگام بازیابى مطالب وقت محقق ضایع نگردد.
2? درصورتى که تعداد فیش هاى موضوع اخص زیاد باشند مى توان فیش هاى موضوع خاص را به وسیله برگه ٌ راهنمایى که کمى بلندتر از ارتفاع فیش هاست در داخل برگه دان از یکدیگر تفکیک کرد وفیش هاى موضوع اخص را توسط گیره کاغذ ومانند آن از یکدیگر جدا و به شکل زیر تنظیم کرد تا بازیابى آن ها آسان تر باشد:
3? گاهى نمى توان فهرست یا موضوعات خاص یا اخص فیش ها را از قبل و به طو ر کامل تهیه کرد و یا به عبارت دیگر ترسیم چنین فهرستى در آغاز براى محقق نامعلوم و یا ناممکن است. در این صورت محقق در آغاز باید از تحقیقات خود فیش بردارى کند وپس از پایان آن به مطالعه و مرور فیش ها بپردازد و بعد از دقت و تعمق کافى موضوعات خاص و یا اخص فیش ها را مشخص کند و آن ها را روى فیش جداگانه اى بنویسد سپس به تنظیم موضوعات خاص و یا اخص بر اساس نظمى (منطقى) بپردازد و فهرست کامل و منظمى از آن ها را تهیه کند و به هر یک از موضوعات خاص ویا اخص کدهاى معّینى را اختصاص دهد. پس از گِردآورى چنین فهرستى به دسته بندى هر یک از فیش ها طبق فهرستِ تهیه شده از موضوعات خاص یا اخص مبادرت ورزد و در پایان بر اساس موضوعات خاص ویا اخص تمامى فیش ها را کدگذارى کند